Jak zorganizować przeprowadzkę firmy i o co zadbać w jej trakcie?

Zmiana firmowej siedziby jest nie tylko dużym wydarzeniem dla właścicieli przedsiębiorstwa i jego pracowników, ale również sporym wyzwaniem logistycznym, do którego warto się dobrze przygotować. Odpowiednie zaplanowanie takiej przeprowadzki z uwzględnieniem mebli, maszyn oraz dokumentacji powinno być przeprowadzone drobiazgowo i z dużym namysłem.

Przeprowadzka firmy – od czego zacząć?

Pierwszym punktem działań, których celem jest zmiana siedziby firmy powinno być dokładne przemyślenie jej nowego adresu. Jeśli siedziba jest zmieniana z powodu zbyt małej przestrzeni aktualnego biura czy magazynu produkcyjnego, to przy wyborze nowego miejsca warto wziąć pod uwagę nie tylko jego rozmiar, ale i odpowiednie skomunikowanie z centrum, tak by dobry dojazd do nowego miejsca mieli zarówno pracownicy, jak i klienci. Wiele firm dokonuje tutaj również szczegółowej analizy ruchu w nowym regionie oraz sprawdza jego uciążliwość związaną z organizacją imprez masowych, czy sąsiedztwem typu restauracje, centra biznesowe, stadiony piłkarskie itd. Wszystkie te elementy mogą z czasem wpłynąć na komfort pracy w nowej siedzibie lub jego brak.

Drugim krokiem jest pamiętanie o tym, żeby zmienić dane teleadresowe firmy po pierwsze w CEIDG, czyli na rządowej stronie skupiającej adresy wszystkich firm, a dalej podać jej nowy adres wszystkim instytucjom, takim, jak Urząd Skarbowy czy ZUS oraz zmienić dane do płatności rachunków za prąd, gaz i wodę. Po tych podstawowych krokach można już przystąpić do docelowej przeprowadzki firmy pod nowy adres.

Jak wybrać firmę do przeprowadzki i na co zwrócić uwagę?

Profesjonalne przeprowadzki firm są organizowane przez specjalizujące się w nich firmy przeprowadzkowe https://krasnal-przeprowadzki.pl/kontakt/. Przedsiębiorstwa takie mają zwykle ściśle określone procedury przeprowadzek, które uwzględniają zarówno transport mebli, urządzeń biurowych, maszyn produkcyjnych, jak i firmowej dokumentacji. Dobrze jest wcześniej sprawdzić historię takiego przedsiębiorstwa, zapytać o klientów, dla których dotąd organizowała przeprowadzki firm, a nawet zadzwonić do kilku z nich i zapytać o rekomendację. To proste działanie może w natychmiastowy sposób potwierdzić wysoką jakość świadczonych usług lub brak kompetencji do tego, czym zajmuje się dana firma. Opinie klientów są w tym przypadku niezwykle cenne.

Wybierając firmę, która zorganizuje wszystkie działania obejmujące przeprowadzkę firm do A do Z warto jest spisać z nią konkretną umowę, która będzie uwzględniała szereg czynności, za które taka firma będzie odpowiadać.

Co powinno znaleźć się w umowie z firmą przeprowadzkową?

  • Dokładny zakres czynności, do jakich firma się zobowiązuje
  • Zakres jej pomocy przy załadunku i rozładunku przewożonych mebli i urządzeń
  • Kwestia ubezpieczenia i zabezpieczenia sprzętu w czasie przewozu
  • Informacja o tym, czy firma świadczy pomoc w demontażu mebli w starej siedzibie i ich ponownym montażu w nowej
  • Szczegółowy wykaz dodatkowych zadań, na jakie można liczyć w czasie przewozu
  • Określenie maksymalnego terminu zakończenia przeprowadzki firmy wraz z klauzulami karnymi na wypadek niedotrzymania terminu
  • Sposoby płatności za usługę, ewentualne zaliczki i kary umowne dla obu stron, jeśli nie wywiążą się ona z podjętych umową działań

Jakie problemy mogą się pojawić w czasie przeprowadzki?

Przed przystąpieniem do przeprowadzki firmy dobrze jest zdawać sobie sprawę z tego, że w trakcie takiej operacji mogą się pojawić zdarzenia nieprzewidziane, które nie są ani winą właściciela firmy, ani przedsiębiorstwa przeprowadzkowego https://krasnal-przeprowadzki.pl/przeprowadzki-biur-wroclaw/. W tym przypadku podpisana umowa może się okazać trudniejsza do wykonania z różnych względów i obie strony powinny w takich momentach mieć tego świadomość i wyrozumiałość dla  siebie wzajemnie. Przykładowe sytuacje, które mogą generować problemy to: nagłe załamanie pogody, które uniemożliwi bezpieczny wywóz dokumentów czy maszyn, gołoledź, korki uliczne wywołane wypadkiem drogowym, który opóźni czas realizacji usługi czy inne wydarzenia losowe.

Dodatkowo problemy mogą się pojawić wtedy, gdy wybrana firma przeprowadzkowa nie podpisze umowy ze zleceniodawcą, zaoferuje rażąco niską cenę, a następnie będzie w nieskończoność przeciągać czas wykonania przenosin do nowej siedziby. Żeby uniknąć takich sytuacji należy obowiązkowo wymagać podpisania umowy regulującej obowiązki obu stron.

Zwrócenie uwagi na wszystkie wymienione wcześniej punkty może zdecydowanie usprawnić przeprowadzkę firmy i sprawić, że proces ten przebiegnie szybko i bez większych wyzwań, które menedżera i właścicieli mogą kosztować mnóstwo nerwów. Kluczowe jest szczegółowe zaplanowanie działań przeprowadzkowych oraz przemyślany wybór firmy, która zajmie się transportem, ubezpieczeniem cennych maszyn w czasie przewozu oraz dotrzyma umów związanych z terminem ostatecznej przeprowadzki tak, by firma mogła jak najszybciej rozpocząć pracę w nowym miejscu. Od tempa przeprowadzki i sprawności tego zadania zależy również utrzymanie przez firmę płynności finansowej i możliwość kontynuowania przez nią świadczonych dla jej klientów usług.